Rendez-vous
À chaque nouvelle réservation, le prestataire reçoit une notification ; avant le rendez-vous, votre équipe reçoit une alerte et le client un e-mail de rappel. Depuis un lien privé, le client déplace ou annule lui-même son rendez-vous dans le délai que vous avez fixé, et vous êtes prévenu de ce qu'il a fait.
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Le problème
Un taux d'absence élevé parce que personne n'a rappelé le client, des appels de modification qui interrompent l'accueil, et un créneau libéré sans que personne le sache pour le proposer à un autre client.
La solution avec Kauthar
Choisissez « Rappel du rendez-vous au client » d'une heure à deux jours avant ; une alerte interne est envoyée, ainsi qu'un e-mail au client s'il a saisi son adresse et si l'e-mail de support est connecté. Le lien de gestion affiche la réservation avec les boutons « Déplacer le rendez-vous » et « Annuler la réservation », et reste valable après modification.
Ce que vous y gagnez
« Nouvelle réservation #… » au prestataire s'il est associé à un compte, sinon à l'équipe ; une alerte « Rendez-vous à venir » avant le rendez-vous selon le délai choisi ; et chaque rappel enregistré dans l'historique de la réservation.
Confirmation de réservation ou réception de la demande, annulation, et « Votre rendez-vous a été modifié », tous par e-mail au nom et à la couleur de votre entreprise, dans la langue du client, avec un bouton « Gérer la réservation ».
Depuis le lien privé, il choisit un nouveau jour et une nouvelle heure avec le même prestataire, ou annule avec un motif facultatif, dans le délai que vous avez fixé, et le créneau se libère pour un autre client.
Une alerte « Le client a déplacé son rendez-vous » ou « Le client a annulé sa réservation » vous arrive aussitôt, et le nouveau rendez-vous apparaît dans l'agenda.
Trois étapes
Dans « Paramètres de réservation », choisissez le délai du « Rappel du rendez-vous au client » et le « délai d'annulation ou de modification ».
Connectez l'« e-mail de support » pour que les messages de confirmation, de rappel et de modification parviennent à la boîte du client.
Envoyez le lien de gestion au client depuis les détails du rendez-vous ou « Confirmer sur WhatsApp », et suivez les alertes de modification.
Les étapes détaillées, avec captures numérotées, dans le guide d'utilisation
Dans le produit
Captures d'une entreprise de démonstration ; noms et chiffres fictifs.
Exemples concrets
Un rappel la veille réduit les absences, et le patient empêché déplace son rendez-vous depuis le lien : le créneau se libère pour un autre patient.
Une confirmation sur WhatsApp avec un message prérempli contenant les détails du rendez-vous et son lien de modification, et une notification à la coiffeuse sur son téléphone à chaque nouvelle réservation.
Un e-mail de confirmation dans la langue de l'étudiant avec un bouton d'ajout au calendrier, et une alerte au formateur à chaque annulation pour réattribuer la place.
FAQ
Pas encore. Il arrive actuellement par e-mail (quand l'e-mail de support est connecté), et vous pouvez envoyer une confirmation manuelle sur WhatsApp depuis les détails du rendez-vous.
Le client doit saisir son e-mail à la réservation et l'« e-mail de support » doit être connecté (disponible dans les formules Pro et Entreprise). Sans cela, aucun e-mail n'est envoyé.
Non, depuis le lien il change le jour et l'heure avec le même prestataire ; seul un employé change de prestataire via « Reporter ».
Un seul rappel par rendez-vous, selon le délai que vous choisissez, et vous pouvez le désactiver en choisissant « Sans rappel ».
Le client voit un message l'invitant à contacter l'entreprise, et l'équipe peut annuler ou reporter depuis « Réservations ».
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