Rendez-vous
Une prestation de 45 minutes suivie de 10 minutes de préparation, un médecin qui ne travaille que le matin, les congés des fêtes, et des réservations jusqu'à 30 jours à l'avance. Tout cela en quatre onglets, et les règles s'appliquent aussitôt à la page de réservation et à la conversation.
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Le problème
Des créneaux tous les quarts d'heure pour une prestation d'une heure, un médecin réservé le jour de son congé, un client qui annule quelques minutes avant, un autre qui réserve une heure avant sans temps de préparation.
La solution avec Kauthar
« Prestations » : durée, prix, temps de battement et couleur. « Prestataires » : intitulé, prestations, horaires en deux plages et copie sur tous les jours. « Congés » : pour toute l'entreprise ou un prestataire, un jour, plusieurs jours ou quelques heures. « Paramètres de réservation » : intervalle, délai minimal avant le rendez-vous, délai maximal à l'avance, délai d'annulation et rappel.
Ce que vous y gagnez
Une durée de 5 à 600 minutes, un temps de battement après le rendez-vous invisible pour le client, un prix à titre indicatif, une couleur dans l'agenda et un interrupteur « Réservable ».
Pour chaque jour, travail ou congé, en deux plages (avant et après la pause, par exemple), copie des horaires du samedi sur tous les jours, ou alignement sur les horaires de l'entreprise. La notification de nouvelle réservation arrive au compte de l'employé associé.
Un congé pour toute l'entreprise ou pour un prestataire, une journée entière, plusieurs jours ou des heures précises, avec un motif pour l'équipe invisible pour le client ; aucun créneau n'apparaît pendant ce temps.
Délai minimal avant le rendez-vous, délai maximal de réservation à l'avance, délai d'annulation ou de modification pour le client, confirmation automatique ou manuelle, et e-mail obligatoire ou non.
Trois étapes
Dans « Prestations », ajoutez chaque prestation avec sa durée, son temps de battement et ses prestataires.
Dans « Prestataires », définissez les horaires de chacun, et dans « Congés », les jours fermés.
Dans « Paramètres de réservation », réglez l'intervalle, le délai d'annulation et le rappel, puis enregistrez.
Les étapes détaillées, avec captures numérotées, dans le guide d'utilisation
Dans le produit
Captures d'une entreprise de démonstration ; noms et chiffres fictifs.
Exemples concrets
Consultation 20 minutes et suivi 10 minutes, le médecin travaille en deux plages, le vendredi est fermé, délai minimal de deux heures avant le rendez-vous, et annulation jusqu'à 4 heures avant.
Coloration 90 minutes suivie de 15 minutes de battement, chaque coiffeuse a ses horaires, et un congé le mercredi pour une seule coiffeuse sans toucher aux autres.
Des prestataires nommés « Équipe maintenance A » et « Équipe maintenance B » plutôt que des personnes, des réservations jusqu'à 60 jours à l'avance, et un intervalle de 30 minutes.
FAQ
Ajoutez un prestataire nommé « Salle » ou « Agence » ; l'essentiel est que deux rendez-vous ne soient pas réservés au même moment pour le même lieu.
Vérifiez que « Prestation réservable » est activé et que vous lui avez attribué au moins un prestataire réservable ; une prestation sans prestataire porte un signal d'alerte.
La réservation est conservée et un message vous indique le nombre de réservations existantes sur cette période ; ouvrez-les depuis « Réservations », reportez-les ou annulez-les, et prévenez le client.
Le plus souvent, le délai d'annulation autorisé est dépassé (par exemple moins de deux heures avant le rendez-vous) : il voit un message l'invitant à vous contacter directement, et l'équipe peut annuler depuis « Réservations ».
Des créneaux toutes les 15 minutes, au moins une heure avant le rendez-vous, des réservations jusqu'à 30 jours à l'avance, confirmation automatique, annulation jusqu'à deux heures avant le rendez-vous, et un rappel la veille.
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