Former l'assistante
Inutile de prévoir toutes les questions dès le premier jour. Chaque question dont Kauthar n'a pas trouvé la réponse apparaît dans une seule liste avec sa fréquence, et un clic sur « Ajouter une réponse » en fait une information permanente.
Saisissez simplement votre numéro : Kauthar vous écrit sur WhatsApp et configure votre compte avec vous.
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Le problème
Les questions sans réponse passent inaperçues dans les conversations, la même question revient chaque semaine, et l'employé y répond à la main à chaque fois sans que l'assistante en profite.
La solution avec Kauthar
Les questions similaires sont regroupées en une seule, avec sa fréquence, la dernière fois qu'elle a été posée et le lien de la conversation. « Ajouter une réponse » la transforme aussitôt en réponse fixe, « Ignorer » écarte ce qui ne concerne pas votre activité, et la réponse de votre employé apparaît prête à être validée.
Ce que vous y gagnez
Une question récurrente apparaît une seule fois avec son nombre d'occurrences ; le nombre en attente sur les 7 derniers jours s'affiche dans le menu latéral, avec filtre par période, export Excel et impression.
« Ajouter une réponse » ouvre une fenêtre avec la question prête à être reformulée et la réponse à rédiger ; elle est enregistrée en réponse fixe et tout client posant une question similaire la reçoit dès cet instant.
Quand un employé répond à une question inconnue de Kauthar, sa réponse apparaît sous la question avec son nom et l'heure ; « Valider comme réponse » préremplit la fenêtre avec son texte pour que vous le relisiez, retiriez toute donnée personnelle et l'enregistriez. Aucune réponse n'est publiée automatiquement.
Quelques minutes par semaine ici font nettement monter la part de questions auxquelles Kauthar répond ; le résultat apparaît dans les rapports de conversations et le taux « Nécessite un employé ».
Trois étapes
Ouvrez « Questions sans réponse » et choisissez la période : 7 derniers jours, 30 jours ou toutes les périodes.
Cliquez sur « Ajouter une réponse » à côté de la question, ou « Valider comme réponse » si un employé y a déjà répondu.
Relisez la formulation et enregistrez : Kauthar l'utilise désormais. Récupérez toute question ignorée avec « Restaurer ».
Les étapes détaillées, avec captures numérotées, dans le guide d'utilisation
Dans le produit
Captures d'une entreprise de démonstration ; noms et chiffres fictifs.
Exemples concrets
La première semaine fait remonter des questions imprévues : « Vous proposez le paiement en plusieurs fois ? », « Vous livrez hors de la ville ? ». Vous y répondez une fois et elles disparaissent de la liste pour de bon.
Dix étudiants ont demandé « Le certificat est-il reconnu ? » et l'accueil leur a répondu dans les conversations ; vous validez sa réponse en réponse fixe après avoir retiré le nom de l'étudiant du texte.
Vous exportez la liste vers Excel pour la réunion d'équipe hebdomadaire, ignorez les questions étrangères à votre activité et ajoutez le reste en réponses validées.
FAQ
Non. Si le client a laissé son numéro, vous pouvez le contacter depuis la conversation, via le lien à côté de la question. La nouvelle réponse sert à ceux qui demanderont ensuite.
Non. Aucune réponse d'employé n'est utilisée avant que vous l'ayez relue et validée vous-même en réponse fixe.
Il retire la question de la liste (par exemple une question hors de votre activité) sans en faire une réponse, et vous pouvez la restaurer plus tard depuis « Afficher les questions traitées ».
De toutes les conversations entre vos clients et Kauthar : lien de chat, QR code, fenêtre de votre site et canaux connectés. Les réponses d'employés proposées viennent uniquement des conversations, pas des tickets ni de l'e-mail.
Oui : vous recevez une alerte « Question sans réponse de l'assistante » pour chaque question, et le chiffre à côté de « Questions sans réponse » dans le menu latéral indique le nombre en attente sur les 7 derniers jours.
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